As reuniões abrangem três áreas principais de responsabilidade: (1) fornecer a política e os procedimentos; (2) organizar e executar a reunião dentro de suas ordens e formalidades permanentes; (3) esperar que os membros participem da tomada de decisão e iniciem e implementem ações nas áreas de especialização e interesse da reunião. Quando essas três áreas de responsabilidade são implementadas de forma consistente, as reuniões se tornam eficazes porque o executivo e os membros terão a oportunidade de criar novas idéias, resolver problemas e tomar decisões democráticas.

A maioria dos gerentes passa grande parte do tempo em reuniões com seus subordinados e funcionários da empresa. Eles trabalham como membros de equipes multifuncionais de trabalho ou como participantes de forças-tarefa especiais. A realização de reuniões produtivas é um grande desafio recorrente para muitos gerentes. Muitas reuniões são simples sessões de compartilhamento de informações. A informação pode então ser melhor divulgada por meio de um memorando curto ou de uma rápida ligação telefônica. Muitas outras reuniões são conduzidas para resolver problemas complicados, enquanto o levantamento de fatos e a pesquisa básica não foram finalizados.

O primeiro passo na realização de reuniões de qualidade é garantir que as informações fornecidas sejam o veículo apropriado para o tipo de comunicação necessária.

Habilidades de comunicação eficazes para a realização de reuniões

1. Distribua a agenda da reunião antes do início da sessão. Um memorando geralmente é distribuído entre os participantes, contendo os tópicos que serão discutidos na sessão da reunião. Dê a todos os participantes a chance de compartilhar idéias sobre os tópicos que serão discutidos durante a reunião. Evite determinar muitos tópicos para discussão. Seja consistente com o que você deseja discutir em uma reunião específica.

2. Convide todos os participantes e tomadores de decisão relevantes. Eles desempenharão um papel importante nas decisões finais da reunião em questão.

3. Escolha um local adequado para a reunião. Tente encontrar um lugar grande com a atmosfera e o conforto adequados. O lugar certo facilitará a troca de mensagens e fornecerá a oportunidade de dizer o que é necessário.

4. Escolha cadeiras com almofadas macias com iluminação suficiente.

5. Faça atas da reunião e distribua aos participantes após a reunião. Aspectos importantes antes de uma reunião

Determine se os problemas em jogo merecem ser resolvidos.

• Essas questões são importantes o suficiente?

• Temos recursos e tempo suficientes para resolver esses problemas?

• Estão dispostos a alocar nossos recursos e tempo para resolver esses problemas?

Explique o objetivo da reunião.

• Por que temos que discutir essas questões?

• O que esperamos desta reunião?

• Quais são nossos papéis nas tentativas de atingir as metas esperadas?

• O que esperamos desta reunião em relação aos relacionamentos que mantemos com pessoas de fora?

Se prepare.

• Que tipo de problema eu tenho em mente e por quê?

• Como posso expressar o problema em questão?

• O problema é causado por outras pessoas?

• Tenho vontade de ouvir os outros participantes da reunião?

• Como me sinto em relação ao problema? Como os outros se sentem sobre o problema? Podemos controlar nossas emoções quando falamos sobre isso?

Aproxime-se dos outros.

• Entre em contato com os outros e determine um local neutro para a reunião.

• Pergunte se todos os envolvidos podem participar da reunião em um determinado horário e local.

Aspectos importantes durante uma reunião

Trate todos com respeito.

• Seja honesto.

• Ouça outras opiniões e entenda por que elas são importantes para eles

• Explique seus pontos de vista e desejos.

• Controle suas emoções. Faça uma pausa, se necessário.

• Seja paciente. A discussão pode estar circulando às vezes. Tente ouvir com mais atenção.

• Chuva de ideias. Compartilhe suas idéias para atender às necessidades de todos.

• Tome uma decisão apoiada por todos e faça um plano de implementação.

Aspectos importantes após uma reunião

• Faça atas para registrar as decisões conjuntas tomadas durante a reunião.

• Caso a reunião não tenha produzido uma decisão conjunta, planeje a próxima reunião. Anote o que foi discutido e o que ainda precisa ser discutido em uma próxima reunião. Isso é importante para evitar a repetição das mesmas discussões em uma próxima reunião.

• Faça uma agenda para a próxima reunião.

• Caso decisões conjuntas cruciais tenham sido tomadas, avalie essas decisões. Monitore a implementação das decisões. Em caso de desvios, faça as correções necessárias ou realize uma reunião de emergência.

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